Rekod awam ialah rekod yang diperoleh secara rasmi daripada atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam semasa melaksanakan tugas rasmi.

Rekod perlu diwujudkan apabila kerja yang dilaksanakan adalah berkaitan dengan tugas rasmi anda iaitu samada ia memerlukan tindakan, rujukan, atau untuk membuat keputusan, cadangan dan arahan.

Rekod merupakan aset kerajaan. Oleh itu, rekod perlu disimpan dengan baik di tempat tertentu seperti Bilik Registri bagi rekod aktif, dan Bilik Rekod Jabatan bagi rekod separa aktif dan tidak aktif. Manakala rekod terperingkat disimpan di kabinet khas berkunci atau bilik kebal.

Pentadbiran rekod ialah pengurusan rekod secara sistematik dari saat rekod diwujudkan sehingga rekod tersebut dilupuskan. Dengan kata lain, ia merangkumi pengurusan keseluruhan kitaran hayat rekod. Kitaran hayat rekod bermula apabila rekod diwujudkan dan berakhir apabila ia dilupuskan, dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negeri Sabah sebagai simpanan kekal.

Jadual Pelupusan Rekod ialah satu jadual yang digunakan untuk mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib dan perlu dipelihara, serta memberi kebenaran untuk pelupusan rekod yang telah tamat tempoh simpanan.

Pelupusan rekod perlu dilaksanakan apabila:

• Tindakan ke atas rekod awam telah tamat lebih daripada 5 tahun.
• Tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua Pentadbir Pejabat Awam telah tamat.
• Keadaan fizikal rekod tidak lagi memerlukan ia disimpan.

Kementerian/jabatan/agensi kerajaan yang mengamalkan pentadbiran rekod yang baik akan:

• Dapat melaksanakan tugas dengan lebih teratur, cekap dan berkesan.
• Menyediakan perkhidmatan yang konsisten dan efisien.
• Membuat dasar dan keputusan yang tepat serta berkualiti.
• Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa).

Bilik Rekod ialah ruang penyimpanan bagi semua rekod separa aktif yang membolehkan penggunaan, pemantauan dan pengemaskinian dilakukan.

Arkib Negeri Sabah menawarkan perkhidmatan pengurusan rekod kepada Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan seperti berikut:

• Memberi khidmat nasihat mengenai pengurusan rekod.
• Menyediakan perkhidmatan penilaian rekod.
• Meluluskan pelupusan rekod.
• Memberi panduan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR).
• Memberi panduan penubuhan Bilik Rekod / Pusat Rekod Agensi.
• Menyediakan ruang penyimpanan rekod bagi Kementerian/Jabatan/Agensi.
• Melatih Pegawai Rekod Jabatan/Pembantu Tadbir Rekod dalam pengurusan rekod.